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Waremo DMS: Index (v2.0rc10)

内部ユーザーへ: まず始めに、あなたのプロフィールを確認するためにあなたの "User Account" に行くこと。（サイドメニューの (Users: Account) を押す）

システムの基本

このシステムの基本的な考え方は非常に単純であり、次のコンセプトからなる:

• "文書"または "報告書"という言葉は、 あなたが書いたドキュメント/レポート自体（内容）を指す。
• その"インデックス"とは、 これらの文書の属性の集合で、このシステムで作製・保存される。
• すべての文書は固有のID ("Doc-ID") を割り振られる。
• 文書のファイルは "Doc-ID" を介して、アップロード/検索/ダウンロードされる。
• "インデックス" は（Doc-IDを介して）文書のファイルとその属性を結び付ける。

このシステムは、ユーザーが以下の手順に従うことを前提としている:

1. Doc-ID の部分を空欄にして文書や報告書を作成する。 できるだけシステム内のテンプレート（Doc-ID: WAD-TMP13-xxxx） を使用すること。
2. 文書を登録して Doc-ID を取得する。
3. 次にその Doc-ID を先の文書の空欄に書き込む。
4. 作成した文書ファイル（編集可能ファイル） もしくはそれから変換された PDF ファイルをアップロードする。 ( PDF ファイルは必須。 一方編集可能ファイルはあなた自身の記録のため、 もしくはテンプレートの配布のためのものである。 ）

これらは少し面倒であるが、今のところ、 自動で PDF または MS Word (.doc) 他の文書を編集する方法がないので、 最良の方法であると思われる。

文書の検索/ダウンロード

ドキュメントを見つけることは非常に簡単である。 見つかったドキュメントの一覧を表示するには（Search!）ボタンをクリッ クする。リストの中を動き回るには、 ナビゲーションボタンを使用する。 文書の詳細を表示するには、その文書の青インクで書かれている Doc-ID をクリックする。 所望のページ（インデックス カード）に行けば、対応する (Download) ボタンをクリックしてファイル をダウンロードすることができる。

リストが長すぎると感じた場合は、メニューに検索キーを入力する。 それぞれの入力項目の意味は自明であろう。 検索キーを追加したあとはもういち ど検索ボタンを押す。 キーが単語や名前の一部であっても可であることに注意する。 ただし、システムは「正規表現」を受け付けない。

"Sort Key"を指定することで、リストをソートする Key を、「登録日」もしくは「発行日」の中から選択することができる。

すべての変更をクリアするには (Reset) ボタンを使う。

新しいインデックスの作成と保存

空のインデックスを作るには、メニューの「カテゴリ」「言語」を選 び (Create!) ボタンを押す。

これにより、"New Form"のページを開く。 そこで種々の属性を入力する。 著者、タイトル、および発行日は必須であることに注意。（これらが PDF 文書からコピー＆ペーストすることができれば、 それが最も迅速かつ正確な方法である。）

Note: Summary/Abstract フィールドの余分なスペースや改行は無視される。 （正規の論文のほとんどの抄録は、もともとこの形式になっている。）

Note: 内部文書の場合は、 ユーザー名を選択することにより著者の名前を選択することができ、 選択した名前が表示された名前より優先される。あなたは（Check!） のボタンをクリックして、これを確認することができる。 著者がユーザー名リストにない場合は、完全な名前を入力しなければならない。

必要な覧を埋め終えたら、(Check!) ボタンを押す。 （選択した "ユーザー名" に応じたフルネームが表示されるだろう。）

システムがあなたのフォームが受け入れ可能と判断したら (Register) ボ タンが現れる（正確に言うとボタンが enable される。） もしそうならなければコメントやエラーメッセージにそって、 これまでの入力を変更したり付け加えたりし、 改めて (Check!) ボタンをクリックする。

ファイルの完成とアップデート

(Register) ボタンを押すと"Document > Form(show)"（index card)に導かれる。 そこではたった今入力した属性を確認できるほか、 実際のファイルをアップロードすることもできる。 それを行う前に、あなたのレポートに Doc-ID を 書き入れる事と、その結果を PDF 形式に変換するこ事忘れないように。 ブラウジングによってファイルを特定して、 (Upload)ボタンを押す。 ファイル名は重要でないが（いずれにしろシステムがそれを書き直すので）、 その拡張子は重要で、したがって正しいものでなければならない。

正しいファイルをアップロードしたことを確認するために、 すぐにファイルをダウンロードすることをお勧めする。 ファイルの MIME タイプが間違っているか、 もしくはそれがファイル名の拡張子と一致していない場合は、 それをダウンロードすることができない。 また、そうすることで、 ドキュメントの内容とそのインデックスの間に矛盾が無いか確認することができる。

これらの問題を修正するには、 ドキュメントもしくはインデックスを変更する必要がある。 アップロードされたファイルを置き換えるには、 ファイル名の横の削除ボタンを押すことで、 まずそれを削除する必要があり、その後で正しいものをアップロードすることができる。

インデックスカードを変更するには、（Modify Index） のボタンをクリックする。 あなたが作成者であるか、その登録者であれば、 変更する権限を持ち、これらの二つのボタンが有効にされている。